هل تشعر باستمرار أنك على عجلة من امرك وأنه لا يوجد لديك وقت كاف لتنجز مهامك خلال اليوم؟
تقول مؤلفة كتاب "ادارة الوقت من الداخل الى الخارج" جولي مورجنسترين أن هناك أمورا معينة يجب القيام بها لتنظيم الوقت فمثلا معرفة التفاوت في أهمية الواجبات على لائحة الاعمال أمر حيوي ومهم.
وتوضح مورجنسترين:كثيرون هم الذين يصنعون لائحة بأعمالهم خلال اليوم لكنهم عندما يبدؤون بتنفيذ البنود على القائمة فإنهم يعاملون كل الواجبات بالتساوي.
وتنصح مورجنسترين أن يقوم المرء بتحديد وتدوين الأهداف وتركيز النشاط والجهد على ما يعود للفرد وللعمل بالفائدة ومن الضروري أن يدون المرء جدول اعماله خلال اليوم.
وتقول مورجنسترين أن هناك عدة فوائد لتدوين الواجبات فهو أولا يجعل المرء ينام بعمق وراحة أكبر بسبب صفاء الذهن فالنوم العميق يجعل المرء يعمل بطريقة أفضل. وتدوين الواجبات يحرر العقل ويحل المشكلات، كما يدفع المرء نحو الالتزام، فإذا كان الواجب لم يكتب فهو على الأرجح لا يستحق التنفيذ.
وتبين مورجنسترين أن لائحة الاعمال والواجبات لا يجب أن تعتمد على مذكرات مكتوبة على قصاصات من الأوراق المبعثرة هنا وهناك.
كما لا يجب كتابتها على قصاصات الورق في المكتب أو تلك الملصقة على الثلاجة بواسطة المغناطيس اذ يجب أن تكتب اللائحة في مكان واحد (المفكرة) التي يجب أن يحملها المرء معه أينما ذهب أو كتابتها على الكومبيوتر الشخصي المحمول.
ويشترط أن تكون المفكرة أو جهاز الحاسوب في متناول اليد باستمرار لكي يتم مراجعتها بشكل دوري.
وتقول مورجنسترين"لابـد أن تنظـر الى المفكرة صباح كل يوم كأول شيء تفعلـه من دون انقطاع" وهذا الأمر سوف يجعل المرء يلتزم بالواجبات التي قرر فعلها كل يوم بحيث يتجنب نسيان أي منها".
وتردف مورجنسترين"يجب أن تحدد الفقرات على القائمة بدقة وعلى قدر استطاعتك كما يجب أن تشمل القائمة جميع جوانب حياتك".
وتضيف "يجـب ألا تكـون الواجبات كبيرة بحيث لا تتمكن من انجازها، وينتهي بك المطاف بعدم انجاز أي واجب أو هدف".
وتبين مورجنسترين أن على المرء وقبل مغادرته المكتب أن يكتب ستة من الأمور الضرورية التي لم يتمكن من إنجازها خلال اليوم ليتم انجازها في اليوم التالي كأولوية.
"وبهذه الطريقة يصبح المرء أكثر تركيزا، الأمر الذي سيؤثر بشكل ايجابي على الاداء والإنتاجية في العمل وبصورة ملحوظة".
ومن الأمور التي يجب مراعاتها أثناء تنظيم برنامج العمل تحديد زمن وتاريخ الواجبات على لائحة الاعمال والحرص على تنفيذ ما كتب حرفيا.
وتقول"أفضل طريقة للالتزام والتنفيذ هي اعطاء كل واجب مدة زمنية يجب أن تنفذ خلالها والانتقال الى ما بعده وهكذا".
وتنصح مورجنسترين مسؤولي الشركات والمدراء على حد سواء أن يكتبوا لوائح بالواجبات والمهام للمعاونين وكذلك المساعدين الرئيسيين من أجل ضمان انجاز العمل بصورة مرضية وفق مدة زمنية مدروسة ومركزة.
ومن أهم النقاط التي يجب الحرص عليها كما تقول مورجنسترين كتابة لائحة للمدى الطويل. وتضيف"أن جميع الافراد الناجحين والمنظمين والذين يديرون اوقاتهم بشكل فعال لديهم خطط ولوائح للمدى الطويل، اذ ان بعضهم يعرف ما الذي يجب ان يفعله بعد شهر وبمن يجب ان يتصل، كما ان بعض لديهم القدرة على معرفة الزمن اللازم لإنجاز كل مهمة بدقة".
وتبين مورجنسترين ان كل فرد يستطيع بالخبرة ان يتعلم كيف ينظم وقته اذا ما اتبع تلك التعليمات بحيث يستطع أن ينجز ويضع لوائح المهام التي يريد انجازها لعام كامل.
صحيفة الغد
تعليقات
إرسال تعليق